Hai 200 ricevute sparse tra le email, 12 fatture da riconciliare e una voglia di aprire Excel che si avvicina pericolosamente allo zero. Lo so, non è giusto. Hai scelto di lavorare in proprio per fare il tuo mestiere, non per fare il contabile di te stesso ogni fine mese.
Questo template per Make e Notion fa il lavoro sporco al posto tuo. Installazione: circa 11 minuti. Dopo, ogni ricevuta che arriva in casella diventa automaticamente una riga ordinata nel tuo database contabile, senza che tu debba toccare niente.
Ok, basta premessa. Vediamo cosa fa davvero.
Cosa fa il template
Non è magia — è un flusso di automazione che collega la tua casella email a Notion passando per Make. Ecco le cinque cose concrete che fa per te:
- Cattura le email con allegati di ricevute e fatture. Ogni volta che arriva un'email con un allegato (PDF, immagine, ricevuta PayPal, fattura di un fornitore), Make la intercetta automaticamente. Non devi fare niente: arriva, viene presa.
- Estrae importo, fornitore e data tramite OCR. Il modulo di riconoscimento testo legge il documento allegato e tira fuori le informazioni chiave: quanto hai speso, a chi, e quando. Tutto senza che tu apra il file.
- Crea una riga nel tuo database Notion. I dati estratti finiscono direttamente in una tabella Notion già strutturata con le colonne giuste: data, fornitore, importo, categoria, link all'allegato originale. Ordinato, cercabile, sempre aggiornato.
- Ti manda una notifica Telegram a fine mese con il totale spese. Il primo giorno del mese ricevi un messaggio con il riepilogo del mese precedente. Totale uscite, numero di transazioni, niente fronzoli. Sai dove sei senza aprire niente.
- Esporta un CSV pronto per il commercialista. Con un click esporti tutti i dati del periodo in un file CSV pulito. Il tuo commercialista ti ringrazierà. O almeno, ti odierà un po' meno.
Cosa serve
Tre cose. Tutte gratuite.
- Un account Make (piano gratuito). Make è la piattaforma di automazione che fa girare tutto il flusso. Il piano gratuito include 1.000 operazioni al mese — più avanti ti spiego cosa significa in pratica e se ti basta.
- Un account Notion (piano gratuito). Notion è il database dove finiscono tutti i dati. Il piano gratuito è più che sufficiente per questo template: non hai limiti di righe, solo di dimensione degli allegati caricati direttamente su Notion (ma gli allegati restano su email, non li spostiamo).
- Un account Gmail o Outlook. Il template funziona con entrambi. Se usi un altro client email, puoi adattarlo — ma Gmail e Outlook sono i due percorsi già configurati nel template che scarichi.
Setup in 5 passi
Dopo aver scaricato il template (trovi il link in fondo), segui questi passaggi nell'ordine. Non saltare il terzo — è quello che fa inciampare il 90% delle persone.
- Importa il template su Make. Accedi al tuo account Make, vai su "Scenarios" e usa la funzione di importazione per caricare il file JSON del template. Make ricostruirà automaticamente tutto il flusso visivo con i moduli già collegati. Ci vogliono circa 30 secondi.
- Collega il tuo account email. Clicca sul primo modulo del flusso (quello con l'icona Gmail o Outlook) e autorizza la connessione con il tuo account. Make ti chiederà le credenziali una volta sola — poi ricorda tutto. Puoi filtrare per mittente o per oggetto se vuoi catturare solo certi tipi di email.
- Duplica il template Notion e connettilo a Make. Apri il template Notion dal link incluso nel pacchetto, clicca su "Duplica" per copiarlo nel tuo spazio di lavoro. Poi torna su Make, apri il modulo Notion nel flusso e incolla l'ID del tuo database (lo trovi nell'URL della pagina Notion che hai appena duplicato). Questo passaggio è quello più delicato: se sbagli l'ID, il flusso non scrive niente da nessuna parte.
- Configura la notifica Telegram. Se vuoi il riepilogo mensile su Telegram (e dovresti volerlo), crea un bot con BotFather in 3 minuti, copia il token e incollalo nel modulo Telegram del flusso. Se Telegram non ti interessa, disabilita semplicemente quel modulo — il resto funziona lo stesso.
- Fai un test con una ricevuta vera. Prima di attivare il flusso, usa la funzione "Run once" di Make e invia una email di prova con una ricevuta allegata. Controlla che la riga appaia correttamente in Notion con i dati giusti. Se qualcosa non torna, il log di Make ti dice esattamente quale modulo ha avuto problemi e perché.
Cosa fare se la ricevuta è un PDF scansionato o una foto
I limiti dell'OCR che nessuno ti dice
L'OCR funziona bene su documenti digitali nativi — PDF generati da software, ricevute PayPal, fatture elettroniche. Funziona peggio su foto fatte con il telefono o su scansioni storte. Se il documento è inclinato, sfocato o scritto a mano, l'estrazione dei dati sarà parziale o sbagliata.
In questi casi hai due opzioni:
- Correggi manualmente la riga in Notion. Il template crea comunque la riga, anche se i dati sono incompleti. Puoi aprire Notion, trovare la riga con il campo "Da verificare" flaggato automaticamente, e correggere i valori a mano. Cinque secondi di lavoro invece di trenta.
- Usa un'app di scansione prima di inviare l'email. Adobe Scan, Microsoft Lens o anche la fotocamera di iPhone (in modalità documento) producono PDF molto più leggibili dall'OCR rispetto a una foto normale. Scatta, raddrizza, invia — l'OCR fa il resto.
Questa la sai già: nessuna automazione è infallibile al 100%. L'obiettivo non è eliminare ogni intervento umano, è ridurlo all'osso.
I limiti del piano gratuito Make
Il piano gratuito di Make include 1.000 operazioni al mese. Un'operazione corrisponde a ogni modulo eseguito in un flusso. Il template usa circa 6-7 moduli per ogni ricevuta elaborata, il che significa che con 1.000 operazioni puoi gestire circa 140-160 ricevute al mese — ovvero 4-5 al giorno.
| Scenario | Ricevute/mese stimate | Piano Make necessario |
|---|---|---|
| Freelancer con poche spese | Fino a 50 | Gratuito |
| Consulente o solopreneur attivo | 50–140 | Gratuito (con margine) |
| PMI o team con molti fornitori | Oltre 140 | Piano Core (da 9$/mese) |
Se superi il limite mensile, Make sospende il flusso fino al mese successivo — non perde i dati, si ferma e basta. Puoi monitorare il consumo di operazioni direttamente dalla dashboard Make in tempo reale.
"L'automazione non sostituisce il pensiero. Libera tempo per farne di più."
— Tim Ferriss, The 4-Hour Workweek
Detto questo: anche se ti fermi a metà mese, hai già automatizzato la parte più noiosa. Il bicchiere è mezzo pieno, e lo hai riempito tu senza aprire Excel.
Scarica il template e inizia oggi
Il template è gratuito. Dentro trovi il file JSON da importare su Make, il link al database Notion da duplicare e una guida rapida in PDF con gli screenshot dei passaggi critici.
👉 Scarica il template Make + Notion per la contabilità
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Le informazioni contenute in questo articolo hanno scopo puramente informativo e non costituiscono consulenza fiscale, contabile o legale. Ogni situazione è diversa: per capire come gestire correttamente la contabilità nella tua specifica situazione, consulta il tuo commercialista di fiducia.