Il Preventivo: la proposta che apre la trattativa
Il preventivo è un documento non vincolante con cui dici al cliente: "ecco quanto ti costerebbe lavorare con me". Non è un impegno legale, è un'offerta commerciale. Puoi modificarlo, ritirarlo, aggiornarlo.
Il suo punto di forza? La flessibilità. Puoi mandarlo velocemente, il cliente può trattare, e tu puoi adattarti senza problemi burocratici. Perfetto per rompere il ghiaccio con un nuovo cliente.
Il Contratto: il documento che ti protegge davvero
Il contratto è un accordo legalmente vincolante tra te e il cliente. Stabilisce cosa fai, entro quando, a che prezzo, e soprattutto cosa succede se qualcosa va storto. Firmato da entrambe le parti, ha valore in tribunale.
Il suo punto di forza? La protezione. Se il cliente sparisce, cambia idea a metà progetto o non paga, il contratto è la tua arma. Senza, sei praticamente indifeso.
Confronto diretto: preventivo vs contratto
| Caratteristica | Preventivo | Contratto |
|---|---|---|
| Valore legale | Nessuno (o molto limitato) | Vincolante per entrambe le parti |
| Costo di preparazione | Gratis, fai da te in 10 minuti | Da 0€ (template) a 500€+ (avvocato) |
| Tempo per crearlo | 15-30 minuti con un template | 1-3 ore (o più se personalizzato) |
| Cosa include tipicamente | Descrizione servizi, prezzi, validità offerta (es. 30 giorni) | Scope of work, milestone, penali, proprietà intellettuale, clausola di recesso |
| Protezione in caso di mancato pagamento | Quasi nulla: difficile agire legalmente | Alta: puoi inviare diffida e procedere legalmente |
| Curva di apprendimento | Bassissima: chiunque lo sa fare | Media: serve capire le clausole chiave |
| Accettazione da parte del cliente | Informale: basta una mail o un messaggio | Formale: firma digitale o cartacea richiesta |
| Adatto a progetti da... | Sotto i 500€ o clienti storici fidati | Sopra i 500€ o clienti nuovi/aziende |
| Strumenti italiani disponibili | Fatture in Cloud, Invoiceninja, Excel | Docusign, Signaturely, Lexdo.it, Avvocato.it |
Quando scegliere il preventivo e quando il contratto
Usa il preventivo quando...
- Stai lavorando con un cliente storico con cui hai già un rapporto consolidato
- Il progetto è piccolo e veloce: una grafica, un testo, una consulenza di un'ora
- Vuoi muoverti in fretta e il cliente ha già dimostrato affidabilità
- Stai facendo un'offerta esplorativa per capire se c'è interesse
Usa il contratto quando...
- Il progetto vale più di 500-1.000€: il rischio è troppo alto per fidarsi solo della parola
- Il cliente è nuovo e non hai referenze su di lui
- Il progetto dura settimane o mesi con più fasi e consegne
- Cedi la proprietà intellettuale di qualcosa (logo, codice, testi): senza contratto, quella roba è tecnicamente ancora tua
- Lavori con aziende strutturate: loro stesse lo chiederanno
Un consiglio pratico: molti freelancer usano entrambi insieme. Mandano il preventivo per far approvare il budget, poi fanno firmare il contratto prima di iniziare. È la combinazione più intelligente.
Esiste anche una via di mezzo: la lettera d'incarico (o "proposta commerciale firmata"), che è un preventivo dettagliato che diventa vincolante con la firma del cliente. Strumenti come Bonsai o HoneyBook la gestiscono automaticamente, ma costano tra i 17€ e i 39€ al mese.